Modul Functional SAP R/3

Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software
SAP R/3 tergantung kepada versinya. SAP secara terus
menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar
sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Secara
keseluruhan, SAP R/3 versi 4.6C terbagi menjadi tiga
functional area:

§ Financial
§ Logistics
§ Human Resources

Sementara masing-masing functional area terdiri dari
berbagai macam modul pendukung. Selengkapnya modul
yang terdapat pada SAP R/3 versi 4.6C sebagai berikut:

§ Financial
· Financial Accounting (FI)
· Controlling (CO)
· Investment Management (IM)
· Treasury (TR)
· Enterprise Controlling (EC)

§ Logistics
· Logistics Execution (LE)
· Sales and Distribution (SD)
· Materials Management (MM)
· Plant Maintenance (PM)
· Production Planning and Control (PP)
· Logistics - General (LO)
· Quality Management (QM)
· Project System (PS)
· Customer Service (CS)
· Real Estate Management (Industry Solution)

§ Human Resources
· Personnel Management (PA)
· Personnel Time Management (PT)
· Payroll (PY)
· Training and Event Management (PE)
· Organizational Management
· Travel Management (TV)

Setiap modul R/3 mendukung fungsi-fungsi manajemen
tertentu. Penjelasan masing-masing modul adalah
sebagai berikut:

A. Financial
1. FI-Financial Accounting
Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan
pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas
perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan
perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal
maupun eksternal.
Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu
melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam
suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi
awalnya.

2. CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat
kegiatan operasional:
· Pengendalian capital investment
· Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan,
memonitor dan merencanakan pembayaran
· Pengendalian pendanaan terhadap procurement,
pengadaan dan penggunaan dana di setiap area
· Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua
aktivitas perusahaan

3. IM- Investment Management
Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi
yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih
spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan
investasi jangka panjang dan fixed assets dari
perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat
keputusan.

4. EC-Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses
bagi Enterprise Controller kepada Information
Warehouse mengenai hal-hal berikut:
· Kondisi keuangan perusahaan
· Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
· Investasi
· Maintenance dari aset perusahaan
· Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
· Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan
keputusan, seperti ukuran pasar, market share,
competitor performance
· Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti
struktur produksi, struktur biaya, financial
accounting dan profitability analysis.

5. TR-Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash
management dan cash forecasting dengan aktivitas
logistik dan transaksi keuangan.


B. Logistics
1. LE-Logistics Execution
Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan
modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan
QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan
logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari
purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2. SD-Sales Distribution
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan
strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan
yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan
modul ini adalah untuk membuat struktur data yang
mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas
untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan
menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi
yang akan datang.

3. MM-Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu
manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe
bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material,
termasuk energi dan servis.

4. PP-Production Planning
Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik
Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan
demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II
dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material
sampai kepada proses delivery produk.

5. PM-Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol
pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif,
mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data
komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang
sedang berjalan.

6. QM-Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production
Planning for Process Industries. Salah satu fungsi
dari modul QM adalah untuk menyediakan master data
yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000
series.

7. PS-Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung
kegiatan-kegiatan berikut ini:
· Perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value
· Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan
cost element atau unit costing dan menetapkan waktu
kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan
· Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaan
material, manajemen inventori, network planning dari
orang, kapasitas, material, operating resources dan
servis
· Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana
selama proyek berjalan
· Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan


C. Human Resources
Berfungsi untuk:
· Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan
tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang
berkaitan dengan SDM perusahaan
· Melindungi data personalia dari pihak luar
Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang
efisien melalui manajemen karir

sumber: m. syarwani, pusat erp indonesia

Mengenal Business Intelligence

Tulisan ini mengutip habis-habisan dari email Mas Helly Purwanto. Thanks Mas!

Istilah Business Intelligence (BI) sendiri entah itu dari vendor atau dari dunia pendidikan saya tidak terlalu peduli. Mengapa? Karena istilah tersebut bagi saya cukup mudah dan merangkum semua jargon-jargon yang menurut saya malah membingungkan: ada Knowledge and Data Engineering, Decision Support System, Executive Information System, Performance Scorecard, ETL, Data Warehousing, Data Mining, dsb.

Sebelas tahun yang lalu saya pertama kali menggunakan Business Object untuk keperluan Reporting dari satu ERP - saya hanya kenal namanya report writer, bukan BI - walaupun canggih juga bisa pivoting kesana-kemari. Istilah kerennya Multidimensional Analysis. Waktu itu saya nggak pernah tahu istilah BI. Kurang gaul kah?

Setelah jalan beberapa tahun istilah BI makin populer. Saya coba melihat apa itu BI, pengamatan saya solusi BI secara mudahnya memiliki building block sebagai berikut:

1. Data Structure

Data structure BI biasanya menganut Star Schema. Dimana satu object data (FACT) bisa dipandang dari berbagai sudut pandang (DIMENSION). Mis; Transaksi PO dilihat dari dimensi Product, Vendor, dan Customer. Betul kata Pak Irsal - pivot excel. Kalau design data kita nggak bisa dibuat pivot excel dengan mudah berati design Star Schema kita pasti salah. Data structure ini cara penyimpanannya berkembang, tujuannya satu - supaya retrieve datanya cepat - maka keluarlah metoda penyimpanan dengan menggunakan Cube (kalau pakai RDBMS biasa yah semacam summary table. Methoda ini bisa dikenal dengan OLAP - ada Relational OLAP (ROLAP), Multidimensional
OLAP (MOLAP) atau Hybrid OLAP (HOLAP). Anda bisa cari di internet konsepnya.

2. Extract Transfor Loading (ETL)

Karena BI bisanya memadukan informasi dari berbagai sumber informasi maka dibutuhkan satu engine yang dapat menarik data dari sumbernya, merubah formatnya supaya seragam (data tanggal harus sama, kode Customer harus sama dsb), lalu dimasukkan ke dalam struktur data yang kita siapkan tadi sudah. Dari jaman jebot kita sudah bisa melakukan ini. Misalnya: di Oracle pakai aja PL/SQL, buat procedure lalu kita schedule-kan jobnya. Iya kalau sumber datanya satu, kalau banyak? Gimana dengan lintas platform - data source di Unix data warehouse di Windows? - gimana kita ngontrol
sequence-nya, gimana kita tahu ada sequence yang fail, gimana kita bisa restart dengan mudah? Biasanya solusi BI meng-cover ETL tool ini. Ada juga beberapa vendor yang fokus produce ETL tool seperti sunopsis misalnya.

3. Reporting Tool

Setelah data masuk paling gampang kita keluarkan menjadi report. Entah itu report tabular atau charting. Yang ini juga dari jaman jebot juga udah pada pakai.Ujung-ujungnya report.

4. Multidimensional Analysis (OLAP Analysis)

Memanfaatkan design data yang ada di nomor 1 tadi dengan memberikan kemampuan kepada user untuk melakukan analysis multidimensi. Seperti melakukan pivot table
dan pivot charting di Excel mungkin penjelasan secara mudahnya. Ditambah dengan statistik dan kemampuan untuk melakukan forecast dengan memasukkan parameter-parameter tertentu vendor biasa menyebutnya dengan data mining.

5. Drill Down dan Drill Through

Point 3 dan 4 tadi harus memungkinkan user untuk melakukan drill down - mem-breakdown informasi pada level yang lebih detail - misalnya dari summary pembelian customer sampai product yang dibelingnya. Dan drill through - dari data product tadi kita bisa click untuk mendapatkan trend dari setiap product.

6. Dashboarding

Menampilkan informasi-informasi dalam bentuk summary data. Biasanya populer dalam bentuk Chart yang dimana dengan sekali melihat kita bisa tahu apa yang terjadi dengan business kita dan bagaimana follow upnya.

7. Personalization
3, 4, 5, 6 diatas akan percuma bila kita tidak dapat melakukan personalisasi data. Kita akan kebanyakan informasi yang mungkin tidak kita butuhkan. Kita seharusnya bisa memilih report yang saya butuhkan a,b,c,d. Dashboard saya berisi informasi x,y,z. Data-data yang tampil pada layar kita hanya data-data yang relevan dengan pekerjaan dan tanggung jawab kita.

8. Alerting and Collaboration

Sistem BI kita hendaknya dapat mengingatkan kita bila ada performance yang membutuhkan perhatian kita. Kita dapat memasukkan action plan - menunjuk Person In Charge - dan memonitor apakah action plan tersebut sudah terlaksana atau belum. Hal tersebut dilakukan dengan memanfaatkan e-mail, mobile devices, dsb.

Apa lagi ya?? - Hal diatas mungkin merupakan standard BI. Diatasnya masih dapat kita tempatkan aplikasi-aplikasi untuk mengelola strategy seperti Balanced Scorecard/Corporate Performance Management. Ada yang membuat productnya tersambung dengan BI seperti SAP SEM (Strategic Enterprise Management), Oracle Balance Scorecard. Atau yang specific dibuat untuk kebutuhan tsb seperti QPR dan PBView/Performance View. Rekan-rekan ada yang tahu versi Open Source dari ini? Ini satu-satunya part di Opensource BI yang saya belum dapatkan.

Menurut saya bila item-item diatas sudah terimplementasi baru kita bilang saya sudah mengimplementasikan BI. Saya pernah melihat beberapa company yang bilang sudah implementasi BI - yang ada hanya OLAP Analysis Tool atau Reporting Tool saja. Ada juga vendor yang bilang software saya sudah ada BI-nya, yang isinya cuma Report dan Charting tool saja.

BI bagi saya sangat menarik karena menggabungkan pemahaman business dengan database management. Di depan masih ada penggabungan BI dengan Artificial Intelligent, Fuzzy Logic, Neural Network, dsb. Resultnya bisa seperti Plant Intelligence System.

Satu yang masih harus saya jelaskan/diskusikan - mungkin. Saya masih beranggapan bahwa implementasi BI ini tidak harus menunggu ERP perfect. Saya akan coba tuliskan business case kecil, nanti kalau ada waktu untuk hal ini. Mungkin di Industri saya yang Non Manufacturing, dimana Value Chain-nya sangat sedikit terkait dengan ERP, hal diatas relevan.

Pada Oil & Gas, Mining, dan Utilities ERP biasanya tidak mengcover proses planning dan production. ERP hanya mengcover support activities seperti Maintenance, Sparepart Inventory/Procurement, HR dan Finance. Value Chain yang menjadi jantung produksi biasanya dikelola dengan software-software yang spesifik untuk kebutuhan planning dan production. BI akan mengambil data-data dari software-software ini. Dalam banyak kasus biasanya terjadi dikotomi disini Software-software plant dikelola oleh Plant Operation sedang kan software business dikelola oleh MIS. Padahal informasi-nya bila digabungkan akan menjadi sangat berguna.

Anyway - jargon ERP bahwa semua harus terintegrasi dalam satu software package dalam beberapa tahun ke depan juga mungkin tidak relevan lagi. Konsep Service Oriented Architecture (SOA)/Enterprise Application Integration akan mempermudah kita menggabungkan informasi dari berbagai software - semua akan menganut Open Architecture. Setiap software akan menyediakan service dimana menurut kita software tersebut terbaik dalam penyediaan service tersebut. Bisa saja terjadi konfigurasi Maintenance pakai Maximo, FI/CO pakai SAP, purchasing pakai Commerce One (?? Lupa namanya), CRM pakai Siebel, BI pakai Business Objects - di dalam satu perusahaan. Pokoknya Campursari-lah he..he..he..

Kalau sekarang kelihatannya makin susah tapi kalau melihat Netweaver, Oracle Fusion, dan engine-engine integrasi seperti MS Biztalk dan Web Method hal tersebut tidak akan jauh lagi.